問合わせ対応をGoogleフォームへ

スプレッドシートを工夫すると、Googleフォームは更に便利になります。

前回、申請書などをGoogleフォームにする話を記載しました。スプレッドシートに書き出すようにすると…集計作業が不要となり、業務効率が上がります。しかし…スプレッドシートを工夫すると、更に便利になります。

例えば、問合わせフォームの場合…

弊社の問合わせページでもGoogleフォームを使っています。弊社への問い合わせは滅多にないので…工夫しなくても処理できます。しかし忙しい社内コールセンターでは管理に苦労することもあるかと思います。そういう場合は「Googleグループの共同トレイ」も便利なのですが、今回はGoogleフォームとスプレッドシートの活用例をご紹介します。

例えば、こんなフォームを作ったとします。

メールアドレスを自動取得として、回答期限と名前と内容だけ聞いているシンプルなものです。

この回答をスプレッドシートに出力すると、こんな感じになります。

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条件付き書式を設定するととても見やすくなる

C列に回答期限が入っています。これはラジオボタンで聞いていますので…回答が３種類に限定されます。ですので「C列を選択」「右クリック」「条件つき書式を選択」して設定すれば…とても見やすくなります。

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経過時間を表示する

Googleフォームが使わないF列に、経過時間を表示させてみたいと思います。

F1のセルにタイトルとして「経過時間」と入力します。

F列全体を選択して「表示形式」「数字」「経過時間」を指定します。F2のセルに =now()-A2 と入れておけば…問い合わせてから今ままで経過した時間がわかります。

F列全体にコピーしておけば、その後の問い合わせに対しても経過時間が表示されます。 =if(A2<>"",now()-A2,"") といった感じで条件をつければ、A列にタイムスタンプ記録されていない場合に経過時間を表示しなくなります。

対応状況を記録する

更にGoogleフォームが使わないG列に、対応状況を記録できるようにしてみたいと思います。

G1のセルにタイトルとして「対応状況」と入れます。

G2のセルを選び、「挿入」「プルダウン」を選び…対応状況の選択肢を設定します。

範囲を広げた上で…プルダウンの中身を色付きで指定すれば、対応状況の管理もできます。

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完了したらグレーアウトする

ここまでやると「対応状況を完了にしたら、行がグレーアウトする」とかして見やすくしたいですよね。

この場合は…2行目より下全体を選んで、条件付き書式を設定をします。ポイントとしては

    • G列（行は関係ない）が「完了」になっていたら…という条件式

です。そうするとこんな感じになります。

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ほんの少し工夫するだけで、どんどん便利になります。いろいろ試してみてください！