申請書のExcel回収とGoogleフォームの違い
宝の持ち腐れになっていませんか？
Google Workspaceを導入したのに…「申請はこのExcelに書いて…上長印をもらって、このアドレスにメールで送ってください」といった…宝の持ち腐れな光景をよく見かけます。「Googleフォームを活用したら？」と話すと「あれはアンケート用では？」「上長印が必要なので…」との回答…。
Googleフォームは…確かにアンケートツールとしてとても便利ですし、第三者の承認機能もありません。承認機能をどう考えるか？については別の記事で任せます。単純な「本人による申請」で良いものに限って…Googleフォームの活用について紹介します。
業務に紐づく申請は、専用システムから考える
まず最初に…「有給休暇の申請」「経費申請」「PC手配の申請」などは…そもそも人事労務や経費管理、ITMSシステムなどに任せるべきです。これらを無理やりExcelやGoogleフォームや…汎用ワークフローツールで解決しようとすること自体がナンセンスです。
しっかりしたエビデンスを残したい（決裁書など）場合は、むしろ電子署名システム（Google Workspaceとの親和性で言うと、Docusignがオススメです）を使うべきです。
しっかり必要なSaaSを選定して導入すると…残るのは雑多な「その他申請」が多くなります。この「その他申請」を効率的にこなすのにGoogleフォームは向いています。
Googleフォームなら簡単に解決します。
Googleフォームなら、画面操作で簡単に入力フォームが作れます。
入力欄の名前やタイプ、説明文、必須・任意の指定、バリデーション（入力内容のチェック）なども設定できます。
設定から「メールアドレスを収集する」のオプションをONにしておくと、自動的に申請者のメールアドレスを収集できます。
社内の申請であれば「メールアドレスの入力を省略」できますし…本人による申請かどうかの確認にもなります。
フォームの周知メールも、フォーム編集画面から送れます。
フォーム自身をメールの中身に含めて送ると…Gmailで受信した相手は…Gmailの画面から回答ができます。
フォームのURLをコピーして、別途案内メールを作って送ることもできます。
回答はスプレッドシートに自動的に書き込まれる設定をすることができます。回答を取りまとめる手間がありません。
その後の対応や進捗状況などは、使っていない列に記載すれば…スムースに後続業務に繋げることができます。スプシの機能を組み合わせて…更に活用する方向は、別の記事で紹介したいと思います。
弊社のホームページのお問合わせも、Googleフォームで作りましたが…とても簡単でした。是非ご活用ください。