ファイル共有とコラボレーションの違い

「ブラウザでExcelっぽいソフトが動く」くらいに思ってません？

Google Workspaceは、メールやスケジュール調整だけでなく、Googleドライブがとても便利です。Googleドライブは単なる「オンラインストレージ」ではなく「オンラインドキュメント」を通じたコラボレーション…働き方を変える強力な機能を持っています。

Google Workspaceを活用するには、これらの機能の意味（Why）を十分に理解することが必要です。

Googleドライブは単なる「オンラインストレージ」ではありません。

Googleドライブはオンラインストレージとして、とても良くできていますが、それだけではありません。

従来は、このようなファイルを添付して送り合うようなやりとりを良くしてきたと思います。

この図では…たった2回の修正を共有しただけで…関係者のメールボックスに大量のファイルが別々に作られました。

ものすごい量の無駄が発生しているのは、誰の目から見ても明らかです。

メールボックスやPCの容量を無駄に使っているのだけでなく、最新でないファイルが更新されるなど…混乱の原因になります。

さすがに…これは駄目だと…社内の共有サーバーやオンラインストレージの活用をしているケースは少なくないです。

ファイルがひとり歩きしない分、無駄はとても軽減されました。

しかし、日付付きファイルが増えていき…「順番に仕事をする」という働き方は改善されていません。

新しい働き方…コラボレーションとは？

従来は、ウォーターフォールな「順番で作業」する働き方が多かったと思います。

分担するにしても…担当範囲を順番に渡して行く形です。

並行作業者が多い場合は、配布して個別作成後にとりまとめるという方法もあります。

しかしどちらにしても、提出した後に「依頼イメージと違う！」となってしまってやり直しになることは…少なくありません。

これに対して、Google Workspaceを使った新しい働き方は、とてもシンプルです。

作成もレビューも同時にやる…共同作業（コラボレーション）です。

同じファイルを同時に修正します。作成中にレビュアが見ることができますので、方向性の確認やコメントなど…自分のタイミングでいつでもできます。「なんで早く見せてくれなかったの？」と指摘を受けることも減らせます。

Google Workspaceには、コラボレーションに有効なたくさん機能があります。

それらの機能については、別の記事で紹介していこうと思います。